ইমেইলে CC এবং BCC এর পূর্ণরূপ কী? এর ব্যাবহার সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা

ইমেইল আজকাল অফিসিয়াল এবং পেশাগত কাজে খুবই গুরুত্বপূর্ণ। পুরনো চিঠির জায়গা নিয়েছে ইমেল। তাই ইমেইলের সঠিক ব্যবহার জানা জরুরি। আপনার যদি ইমেল পাঠানোর অভিজ্ঞতা থাকে তবে আপনি অবশ্যই CC এবং BCC নামের সাথে পরিচিত। কিন্তু যেহেতু আমরা সাধারণত এই দুটি জিনিস ব্যবহার করি না, আমরা প্রায়শই এর কার্যকারিতা ভুলে যাই। অনেকেরই হয়তো বিষয়টি সম্পর্কে তেমন ধারণা নেই। তবে পেশাগত কাজে ইমেইল ব্যবহার করলে CC এবং BCC এর ব্যবহার জানা খুবই জরুরী।

আজকের পোস্টে আমরা দুটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল ফিচার CC এবং BCC নিয়ে আলোচনা করব। CC এবং BCC বলতে আসলে কী বোঝায় এবং কোন ক্ষেত্রে সেগুলি আপনার কাজে লাগবে তা আপনি শিখতে পারেন।

CC এবং BCC মানে কি?

CC এবং BCC সম্পর্কে বোঝার জন্য, আমাদের প্রথমে CC এবং BCC এর অর্থ জানতে হবে। এই দুটি জিনিস আসলে শব্দের সংক্ষিপ্ত রূপ। ইংরেজিতে CC-এর পূর্ণরূপ হল ‘Carbon Copy‘ এবং BCC-এর পূর্ণরূপ হল ‘Blind Carbon Copy‘।

কার্বন কপি শব্দটি শুনলেই আমাদের সেই পুরনো দিনের কথা মনে পড়ে যায় যখন মূলত সব কাজই হাতে লেখা নথি দিয়ে করা হতো। এই কার্বন কপি মূলত বিভিন্ন দাপ্তরিক কাজের নথি সংরক্ষণের জন্য ব্যবহৃত হত। এটি একটি কালিযুক্ত কাগজ যা, মূল নথির নীচে একটি কলম দিয়ে কিছু লেখা হয়, তখন চাপে কার্বন কাগজের নীচের কালি লেখাটিকে হুবহু কপি করে। ফলস্বরূপ, একটি নথির রেকর্ড রাখার জন্য বারবার টাইপ করার প্রয়োজন ছিল না।

তবে ইমেইলের ক্ষেত্রে ব্যাপারটা একটু ভিন্ন। যাইহোক, CC এবং BCC একটি হাতে লেখা কপি এবং আর্কাইভের মতো কাজ করে। কিন্তু CC এবং BCC এর ব্যবহার শুধু এর মধ্যেই সীমাবদ্ধ নয়। এই দুটি জিনিস দিয়ে আরও অনেক কিছু করা যেতে পারে যা আমরা পরবর্তী বিভাগে আলোচনা করব।

Read: ই-সিম কার্ড কী? জেনে নিন eSIM কার্ডের সুবিধা-অসুবিধা – What is e-SIM card?

CC কোথায় ব্যবহার করা হয়?

CC মানে ‘কার্বন কপি‘। স্বাভাবিকভাবেই এটি কাউকে ইমেলের একটি পৃথক অনুলিপি পাঠাতে ব্যবহার করা হবে। CC বিভাগটি মূলত আপনি যে ব্যক্তিকে ইমেলটি পাঠাচ্ছেন তার পাশাপাশি অন্য লোকেদের ইমেল সম্পর্কে জানাতে ব্যবহৃত হয়। উদাহরণস্বরূপ, কর্মক্ষেত্রে আপনি গ্রাহককে পাঠানো ইমেলের CC অংশে আপনার ম্যানেজারকে অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যাতে ম্যানেজার পুরো বিষয়টি সম্পর্কে অবগত হন।

এর অর্থ হল CC বিভাগে এমন কাউকে যুক্ত করা যার কাছ থেকে আপনি উত্তর আশা করেন না। বরং শুধু তাকে অবগত রাখতে চান। যাইহোক, একসাথে অনেক লোককে ইমেইল পাঠানোর সময় CC ব্যবহার করা হয়। তবে সে ক্ষেত্রে বিসিসির ব্যবহার বেশি। আমরা আলোচনা করব কেন একযোগে অনেক লোককে ইমেল পাঠানোর সময় BCC একটি ভাল পদ্ধতি।

অর্থাৎ তথ্যগুলো মূলত CC এর মাধ্যমে অন্যদের সাথে শেয়ার করা হয়। সিসি টার্গেট করে না কারো কাছ থেকে কিছু আশা করে না। আরেকটি বিষয় হল প্রতিটি ইমেলের একজন প্রাপক থাকে। আপনি সাধারণত প্রাপক (প্রতি) ছাড়া অন্য কাউকে ইমেল করতে চান না শুধুমাত্র CC অংশ দিয়ে। আর প্রাপকই মূলত ইমেইলের উদ্দেশ্য। আর সিসিই শুধু এই বিষয়ে জানে। কিন্তু CC অন্য অনেক উপায়ে ব্যবহার করা যেতে পারে। কিন্তু CC এর মূল উদ্দেশ্য হল তথ্য শেয়ার করা বা কাউকে জানানো।

Read: ব্যাকলিংক (Backlinks) কি? ব্যাকলিংক (Backlinks) সম্পর্কে বিস্তারিত | What is Backlink

BCC কোথায় ব্যবহার করা হয়?

BCC মানে ‘ব্লাইন্ড কার্বন কপি‘। সাধারণ বাংলায় অন্ধ মানে অন্ধ বা যে দেখতে পায় না। বিসিসির উদ্দেশ্যও দেখেন না। যাইহোক, এখানে অদেখা মানে হল আপনি যখন কাউকে একটি ইমেল পাঠান, তখন আপনি অন্যদের জানান না যে আপনি একই ইমেল পাঠাচ্ছেন। আসল প্রাপক সহ আপনি CC বিভাগে যাকেও রেখেছেন, তারা সহজেই প্রত্যেকের ইমেল ঠিকানা এবং আপনি একবারে কতজনকে এই ইমেলটি পাঠাচ্ছেন তা দেখতে পারবেন। অর্থাৎ গোপনীয়তা রক্ষায় সিসি খুব একটা উপযোগী নয়। প্রাপক বা অন্য কাউকে না জেনে গোপনীয়তা বজায় রেখে একই সাথে অনেক লোককে একই ইমেল পাঠানোর একমাত্র উপায় BCC।

অর্থাৎ, একবারে অনেক লোককে ইমেল পাঠানোর সময় BCC CC এর চেয়ে বেশি কার্যকর। কারণ এভাবে কেউ দেখতে পারবে না যে আপনি একই ইমেইল কতজনকে পাঠাচ্ছেন বা কাকে পাঠাচ্ছেন। ফলে প্রত্যেকের গোপনীয়তা রক্ষা করা সহজ এবং কাজ করা সহজ।

বিসিসিও অনেক উপায়ে ব্যবহার করা যেতে পারে। আপনি চাইলে BCC এর মাধ্যমে কাউকে না বলে আপনার পাঠানো ইমেইলের একটি কপি অন্য যেকোনো ইমেইলে রাখতে পারেন। BCC এছাড়াও কাজ করে যদি আপনি কাউকে অবহিত রাখতে চান বা যার সাথে আপনি সবার ইমেল ঠিকানা প্রকাশ করতে চান না এমন তথ্য শেয়ার করতে চান।

Read: ঘরে বসে আয় করুন অনলাইনে ২০২৩ | ঘরে বসে মোবাইলে আয়

কোনো প্রতিষ্ঠানে ই-মেইল পাঠাতে হলে CC দিতে হবে নাকি BCC?

কোথাও ইমেল করার সময় আপনি কীভাবে CC বা BCC ব্যবহার করেন তা ধীরে ধীরে ইমেল শিষ্টাচার বিকাশের মাধ্যমে সবচেয়ে ভাল হয়। অর্থাৎ, আপনাকে বিভিন্ন ক্ষেত্রে ব্যবহারের নিয়ম আয়ত্ত করতে হবে। এ ক্ষেত্রে দুটি বিষয়ের ব্যবহার বিধি সম্পর্কে পূর্ণ জ্ঞান থাকা প্রয়োজন। গুরুত্বপূর্ণ নথির জন্য প্রাপকের নিরাপত্তা এবং গোপনীয়তা রক্ষা করা গুরুত্বপূর্ণ হলে আপনার কখনই CC ব্যবহার করা উচিত নয়। একইভাবে, পুরো ইমেইল সম্পর্কে আপনার উর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের অবহিত করা প্রয়োজন হলে, বিসিসির মাধ্যমে প্রাপক এবং অন্যদের পরিচয় গোপন রাখা ঠিক নয়।

আপনি যখন একটি প্রতিষ্ঠানে একটি ইমেল পাঠান, তখন প্রাপক আপনার প্রয়োজনের সাথে সম্পর্কিত কেউ হবেন। আপনি যদি চান যে সংস্থার উচ্চতর কেউ আপনার ইমেল সম্পর্কে সচেতন হোক, আপনি CC ব্যবহার করতে পারেন। আবার, আপনি যদি প্রাপক এই সম্পর্কে জানতে না চান তবে BCC ব্যবহার করা ভাল। আবার, আপনি যদি একটি প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে অনেক লোককে ইমেল পাঠাতে চান তবে সবার পরিচয়ের গোপনীয়তা বজায় রাখতে বিসিসি ব্যবহার করা ভাল। অর্থাৎ, আপনি CC বা BCC ব্যবহার করবেন কিনা তা সম্পূর্ণভাবে পরিস্থিতি, বিষয় এবং প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে। তাই এ বিষয়ে আপনার অভিজ্ঞতা বাড়ানো জরুরি। এক্ষেত্রে অভিজ্ঞ ব্যক্তির সাহায্যও নিতে পারেন।

এবার সিসি ও বিসিসি সম্পর্কে অনেকের ধারণা পরিষ্কার হবে বলে আশা করা যায়। ইমেইলের সমস্ত বৈশিষ্ট্য বোঝার মাধ্যমেই ইমেইলের সম্পূর্ণ সুবিধা উপভোগ করা যায়। তাই এই বিষয়ে বিস্তারিত জানা আপনার পেশাগত জীবনের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।